各二级学院、处（部、室）、图信中心、资产公司：

2019年度文件材料归档工作即将开始，为了确保此项工作顺利进行，现将有关归档事项通知如下：

一、归档范围

2019年度各立卷部门在教学、科研、管理等各项工作中形成的有保存价值的党群、行政、教学、出版、外事、科研、设备、基建、会计、声像、实物等材料。其中包括校党政会议记录、大事记、领导重要讲话以及重要的年报、协议、会议、活动资料等(详见党政办网页档案室业务指导栏)。

二、归档时间

5月10日前，各部门将归档材料按要求移交学校档案室。

三、归档要求

1.归档材料必须齐全、完整。属于归档范围内的文件材料均应移交学校档案室归档，请勿以工作需要为由擅自滞留应归档的文件材料。兼职档案员应根据本部门工作职能，结合学校文件归档范围（详见党政办网页）切实做好收集、整理工作，确保归档材料的规范性、完整性。

2.学校党委、行政发文，纸质文件双套归档，电子文件通过OA归档。部门发文只需归档一份。

3.归档的材料必须字迹清楚，签署完备、纸张大小符合规范要求。

4.归档材料必须是原件。

5.请示与批复、正件与附件、正本与定稿要保持完整。如定稿没有修改痕迹的，只需附文件签发单。

6.照片、光盘档案必须写好文字说明，包括时间、地点、人物、内容、背景等。

7.兼职档案员须将归档材料按要求条目式输入部门数据库，同时移交纸质档案。

四、归档手续

归档时，兼职档案员打印归档文件目录，一式二份，与档案一起移交档案室，双方核对无误，签字办理交接手续。

五、相关说明

受疫情影响，今年归档时间比较紧张。请各部门领导予以重视，安排好兼职档案员时间，如遇兼职档案员调离岗位或退休的请及时落实好新的兼职人员，确保归档工作顺利进行。

联系人：邵素云；联系电话：56700013

 

       党政办 

                            2020年4月16日